An application of value stream mapping to improve purchase order process 

Abstract

This research is about an electricity generating company whose long lead time in its procurement process for spare parts after breakdowns caused internal customer complaints. The focus firm, Allied Generating Company (AGCo), is in a sensitive industry, that of supplying electricity to provincial and national grids in Thailand. Therefore, the procurement problem is a threat to the nation’s economy as well as to the reputation of the AGCo firm. To solve this embarrassing problem, this research applied the Value Stream Mapping (VSM) Lean methodology to identify and remove ‘wastes’ so as to reduce lead time delays and improve the procurement process.It was found that the problem originated in the Procurement Department’spurchase order process. Historical data for a one-year period found that the actual lead time was 26% higher than the standard set time. Of the three bidding methods by which suppliers could tender their bids, the Written Bidding method had the highest number of purchase order delays, 54% of its 151 bids. The average actual processing time of this method was 50.5 days, compared with the set standard of 15 days. The major cause of delays was communication waste in confirming specifications and conditions, and seeking bids from too many suppliers. Work plans were redesigned to eliminate this waste and improve the purchase order process, thus achieving the standard time. Continuous performance monitoring was also begun, with KPI standards.

บทความนี้เป็นกรณีศึกษาของบริษัทผู้ผลิตกระแสไฟฟ้า ซึ่งประสบปัญหาในการจัดหาอุปกรณ์เพื่อใช้ในการซ่อมแซมซึ่งมีระยะเวลานานทำให้หน่วยงานภายในไม่พึงพอใจ บริษัทที่ทำการศึกษานี้อยู่ในอุตสาหกรรมที่มีความอ่อนไหวเนื่องจากต้องป้อนกระแสไฟฟ้าให้แก่จังหวัดและภูมิภาคต่าง ๆ ทั่วประเทศไทย ดังนั้นปัญหาในการจัดหาอุปกรณ์ซ่อมแซม จะส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจของประเทศ รวมทั้งชื่อเสียงของบริษัท เพื่อแก้ปัญหานี้จึงมีการนำหลัก Value stream mapping มาใช้ เพื่อบ่งชี้และ กำจัดของเสียเพื่อลดความล่าช้าและ ปรับปรุง กระบวนการจัดหา ซึ่งนักวิจัยพบว่าปัญหาเกิดจากกระบวนการสั่งซื้อของแผนกจัดหา จากข้อมูลย้อนหลัง 1 ปี พบว่าระยะเวลาสั่งซื้อนานกว่ามาตรฐานอยู่ 26% จาก วิธีเสนอราคา 3 วิธี ซึ่งพบว่าวิธีเสนอราคาแบบลายลักษณ์อักษรมีจำนวนคำสั่งซื้อล่าช้าสูงสุดอยู่ที่ 54% จากการเสนอราคา 151 ครั้ง ระยะ เวลาเฉลี่ยในการดำเนินการคือ 50.5 วัน เปรียบเทียบกับเวลามาตรฐานที่กำหนดไว้อยู่ที่ 15 วัน สาเหตุหลักของความล่าช้าเกิดจากการสื่อสารเพื่อยืนยันข้อกำหนดและ เงื่อนไข การจัดหาผู้เสนอราคาหลาย ๆ ราย ดังนั้นจึงมีการออกแบบแผนงานใหม่ เพื่อกำจัดของเสีย และปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อ ทำให้ สามารถทำ ได้ตามเวลามาตรฐานที่ตั้งไว้ โดยได้ริเริ่มให้มีการตรวจสอบผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งมีตัวบ่งชี้มาตรฐานอีกด้วย